Второе отпуск был объявлен приказом по части за ранее, не менее двух недель перед тем как тебе отбыть согласно приказа т.д и т.п.
Это если отпуск, как мера поощрения за успехи в службе. Но был отпуск по семейным обстоятельствам (например, в случае тяжелой болезни или смерти родственника по телеграмме, заверенной главврачом больницы). Тут документы оформлялись без волокиты.